Зачем нужен отчет ДДС. #РубрикаБизнесУспех

Отчет о движении денежных средств показывает предпринимателю, сколько у его компании денег, на что они тратятся и благодаря чему бизнес зарабатывает. Задача у отчета простая, но чуть ли не самая важная — вне зависимости от размера бизнеса и прибыли.

Если правильно и регулярно учитывать ДДС, вы будете знать, какие операции были у вашего бизнеса за месяц:

• продажи и какие поступления по ним;
• траты на закупку расходных материалов;
• сколько денег ушло на оплату по кредитам и процентам;
• сколько стоит содержание офиса;
• сколько денег есть на счетах и в кассе.

В общем, отчет отражает движение абсолютно всех денег компании — даже на первый взгляд неважных трат на корпоративное такси и обед с партнерами.

Если у бизнеса более 10 операций в день, заполнять отчет лучше всего ежедневно. Если делать это реже, велик риск, что небольшие траты будут теряться.

Информация, необходимая для заполнения, есть в банковских выписках по счетам компании или в отчете бухгалтера.

Для примера возьмем предпринимателя Амангельды. У него своя ИТ-компания, она работает по двум направлениям:

1. Студия программирования — основное направление, разработчики делают на заказ сайты любой сложности. 
2. Онлайн-школа — обучающие уроки по разным языкам программирования, созданию сайтов, UX-дизайну, тестированию. Это направление только развивается и в какие-то месяцы не приносит дохода. В среднем по онлайн-школе пока менее 10% дохода.

С помощью ДДС можно проанализировать несколько важных моментов.

Сколько денег у бизнеса. В ДДС нужно записывать содержимое всех банковских счетов и наличные, которые есть у бизнеса. Места хранения денег называют кошельками. Например, у ИТ-компании Амангельды открыты расчетные счета в нескольких банках и в каждом банке несколько счетов, еще есть наличные деньги из кассы, два депозита и долларовый счет. Также у Амангельды есть корпоративная банковская карта, которой он оплачивает бизнес-обеды и командировочные расходы. 

Рекомендуем учитывать расчетные счета, депозиты, наличку и карту разными кошельками. Так удобнее понимать, из какого кошелька и на что вы тратите деньги.

Как деньги распределяются по видам деятельности. У бизнеса три вида деятельности: 

1. Операционная — основная деятельность компании, ради которой и был создан бизнес. К ней относится выручка онлайн-школы и команды разработки сайтов, затраты на зарплаты сотрудников, уплата налога УСН и аренды офиса.
2. Инвестиционная. К ней относятся проценты на остаток по депозиту, затраты на покупку акций, облигаций.
3. Финансовая. Сюда относится кредиты и оплата по ним, возврат учредительских займов, выплата дивидендов.

Кто главный плательщик бизнеса. Хорошо, когда у бизнеса много контрагентов и все они перечисляют более-менее одинаковые суммы. Но бывает, что от одного приходит 90% всех поступлений. Если он задержит выплату, компания окажется в кассовом разрыве — это когда у бизнеса нет оборотных денег.

— Светлана Гагина, финансовый директор компании «Нескучные финансы»:

«ДДС показывает зависимость от каждого контрагента. Например, один из них перечисляет 600 тысяч рублей, а два других — только по 50 тысяч.

Если в следующем месяце первый контрагент просрочит платеж, компания попадет в сильный кассовый разрыв. Значит, бизнес должен выстраивать с этим клиентом доброжелательные отношения — делать скидки, предоставлять бонусы».

Иногда предприниматель работает без отчета и не задумывается о том, что он зависит от поступлений определенного контрагента. ДДС поможет продумать стратегию развития, например поскорее заняться поисками еще нескольких контрагентов, чтобы не зависеть от одного плательщика.

Сколько уходит на мелкие траты. Если не вести отчет, мелкие траты просто потеряются. Закупка оборудования на 200 000 ₽ незамеченной не останется, а вот комиссию за банковский перевод в 1500 ₽ или небольшую покупку по карте можно пропустить.

На первый взгляд кажется, что в разрезе всего бизнеса это незначительные траты, но за месяц может набежать до нескольких тысяч рублей. О них тоже важно знать.

Перед тем как заполнять отчет ДДС, внимательно сформируйте статьи своего бизнеса. Рекомендуем сделать это один раз. Если добавлять новые статьи каждый месяц, это может привести к путанице. А вот пересматривать статьи раз в год, удалять старые и добавлять новые — нормальная практика. 

Оптимальное количество статей — 30. Не рекомендуем делать более 50: опыт предпринимателей показывает, что это много. А вот в 20 статьях, скорее всего, все операции отразить не получится, поэтому 30—40 статей — оптимально.

Что нужно сделать, чтобы грамотно сгруппировать статьи:

1. Отдельно записывать поступления и отдельно выбытия — простое правило, которое многие не соблюдают. Деньги, которые бизнес получает и которые он тратит, не должны смешиваться друг с другом.
2. Вынести в отдельные статьи самые крупные статьи поступлений и выбытий. 
3. Сгруппировать похожие поступления или выбытия. Коммунальные платежи, воду для кулера, бумагу для принтера поместите — в статью «Офис», а траты на рекламу в соцсетях и наружную рекламу — в «Маркетинговые расходы». Безусловно, при составлении статей важно учитывать специфику бизнеса. Приведем в пример типографию. Огромную часть расходов там занимает закупка бумаги для печати черновиков книг — 1000 пачек А4 в месяц. В этом случае будет правильно выделить закупку бумаги в отдельную статью «Бумага для черновиков». А у онлайн-школы бумаги уходит немного — хватает в среднем 10 пачек в месяц для распечатки договоров. В этом случае бумагу лучше отнести к статье «Офис».
4. Разбить поступления и выбытия по трем видам деятельности — операционной, инвестиционной и финансовой.
5. Разбить поступления и выбытия по направлениям — «Опт» и «Розница» или «B2B», «B2C» и «B2G». В случае с ИТ-компанией это «Студия» и «Онлайн-школа». У какого-то бизнеса направлений может не быть.